© 2016 by Quintus Accounting Ltd. Proudly created with Wix.com All rights reserved.

Quintus Accounting Ltd


Tel: (+44) 1865 600 820
Email: info@quintusaccounting.co.uk
Address: 27 Old Gloucester Street, London, WC1N 3AX

Contact Us
Socialize With Us
Registered Accountancy Service Provider
Please reload

Recent Posts

I'm busy working on my blog posts. Watch this space!

Please reload

Featured Posts

VAT is not vodka and tonic. VAT record keeping explained

February 20, 2018

RECORD KEEPING FOR VAT PURPOSES

 

Accurate records for VAT purposes are very important subject that allow for easier VAT return preparation as well as less stress for the company related to unnecessary HMRC inspection.

 

If you are VAT registered, you must:

  • keep accurate records of sales and purchases

  • keep record of VAT account which is usually prepared by your accountant

  • issue correct sales invoices to your clients (details below)

  • make sure that all records are accurate, complete, and up to date

  • records should be organized in the way that is easy to access any documents in case of HMRC inspection as well as to easily explain how numbers have been calculated in VAT return

  • there are no exact requirements related to the form of record keeping so either paper or electronic versions are fine.

Records you must keep are:

  • copies of all invoices you issue

  • all invoices you receive (originals or electronic copies)

  • import and export records

  • records of all the zero-rated, reduced or VAT exempt items you buy or sell

  • VAT account which is usually prepared by your accountant

Document date and payment date.

Invoices are recorded on VAT account in accordance with the document date (not the payment date!), for example: VAT return for January, February and March 2018 should contain all invoices with invoice date from 1st of January 2018 to 31st March 2018. Date of payment is not important here.

 

Valid invoices

- what information must be included in an invoice – either sales invoice or purchase invoice

 

Sales invoice which we issue for client should contain the elements below.

 

VAT that we paid with company purchases and expenses, can be reclaimed only if we have sufficient records confirming the expense and they contain all the elements required by HMRC.

 

Attention! You can’t reclaim VAT using an invalid invoice, pro-forma invoice, statement, or delivery note.

 

What elements must be shown on the invoice:

 

Supplies under £250 – it is OK to have a simplified invoice with the following elements:

  • Unique invoice number

  • Seller’s business name and address

  • Seller’s VAT number

  • Description of the goods or services

  • Rate of VAT charged per item

  • Total amount including VAT

Supplies over £250

  • Unique invoice number

  • Seller’s business name and address

  • Seller’s VAT number

  • Date

  • Customer’s name or trading name, and address

  • Description of the goods or services

  • Total amount excluding VAT

  • Total amount of VAT

  • Price per item, excluding VAT

  • Quantity of each type of item

  • Rate of VAT charged per item

  • Total amount including VAT

---------

Wersja polska:

 

DOKUMENTACJA W OBSZARZE PODATKU VAT.

 

Odpowiednia dokumentacja w zakresie rozliczeń VAT jest bardzo ważną rzeczą, ponieważ pozwala na przygotowanie prawidłowych rozliczeń VAT, a co za tym idzie nie naraża firmy na niepotrzebne kontrole podatkowe.

 

Firma zarejestrowana do VAT musi spełniać poniższe obowiązki:

  • Utrzymywać odpowiednią dokumentację dotyczącą sprzedaży oraz zakupów.

  • Utrzymywać zestawienia i wyliczenia podatku VAT (tzw. VAT account), najczęściej przygotowywany przez księgowego zajmującego się rozliczaniem podatku VAT.

  • Wystawiać poprawne faktury sprzedaży (szczegóły poniżej).

  • Upewnić się, że wszystkie dokumenty są dokładne, kompletne i bieżące.

  • Dokumentacja powinna być zorganizowana w taki sposób, aby był do niej łatwy dostęp w razie kontroli podatkowej oraz tak, aby HMRC mogło w łatwy sposób zobaczyć skąd pochodzą wyliczenia w deklaracji VAT.

  • Nie ma dokładnych wytycznych w jakiej formie należy przechowywać dokumentację, a więc dopuszczalna jest forma papierowa lub wersja elektroniczna.

Odpowiednia dokumentacja do VAT to:

  • Kopie wszystkich faktur sprzedaży wystawionych w danym okresie

  • Wszystkie faktury, które firma otrzymuje (oryginalne lub kopie elektroniczne)

  • Dokumenty potwierdzające import lub eksport.

  • Dokumentacja potwierdzającą zastosowanie stawki 0% VAT, zredukowanej stawki VAT lub towarów/usług wyłączonych z VAT.

  • Zestawienia podatku VAT (tzw. VAT account) czyli deklaracje VAT przygotowane przez księgowego na podstawie powyższych dokumentów.

 

Data dokumentu a data zapłaty.

Dokumenty są księgowane wg daty dokumentu (nie daty zapłaty!), czyli np. przygotowując rozliczenie VAT za styczeń, luty i marzec 2018, księgujemy wszystkie faktury i rachunki wystawione od 1 stycznia 2018 do 31 marca 2018. Data zapłaty nie ma tutaj znaczenia.

 

Wygląd dokumentu

- czyli jakie informacje musi posiadać rachunek lub faktura - dotyczy zarówno faktur sprzedaży jak i zakupów.

 

Faktura sprzedaży, którą wystawiamy dla klienta powinna zawierac poniższe elementy.

 

VAT, który płacimy przy zakupach do firmy, może zostać odliczony od VAT naliczonego od sprzedaży pod warunkiem, że dokument potwierdzający dany wydatek spełnia warunki określone przez HMRC.

 

Uwaga! Nie możemy odzyskać VAT-u w przypadku nieprawidłowej faktury, na podstawie faktury pro-forma (pro forma invoice), na podstawie wyciągu z konta lub potwierdzenia dostawy (delivery note).

 

Co powinna zawierać faktura?

 

Zakupy do £250 – dopuszczalne jest posiadanie tzw. rachunku uproszczonego (VAT receipt), który powinien pokazywać:

- Numer rachunku/faktury

- Nazwę i adres sprzedawcy

- Numer VAT sprzedawcy

- Opis sprzedawanych towarów lub usług

- Stawkę VAT, np. 20%

- Kwotę razem z VAT (Total amount including VAT)

 

Zakupy powyżej £250 -

- Numer rachunku/faktury

- Nazwę i adres sprzedawcy

- Numer VAT sprzedawcy

- Data sprzedaży

- Nazwę i adres kupującego

- Opis sprzedawanych towarów lub usług

- Kwotę razem bez VAT (Total amount excluding VAT)

- Kwotę VAT (Total amount of VAT)

- Cenę jednostkową każdego towaru lub usługi bez VAT

- Ilość każdego towaru

- Stawkę VAT, np. 20%

- Sumę razem z VAT (Total amount including VAT)

 

Share on Facebook
Share on Twitter
Please reload

Follow Us

I'm busy working on my blog posts. Watch this space!

Please reload

Search By Tags
Please reload

Archive
  • Facebook Basic Square
  • Twitter Basic Square
  • Google+ Basic Square